帳簿等の記帳資料は租税通則法第147条により保管期間が定められています。決算書にて将来における書類保管費用も引当金に計上することが出来ます(租税通則税法第147条5項及び6項並びに事業手続規則第9条5項参照)。また、2018年12月31日以降以下の書類は処分することが出来ます。
– 10年間の保管期間が定められているもの:
・2008年度及びそれ以前の記帳経理資料およびその証憑
・2008年及びそれ以前の決算書、状況報告書、事業開始貸借対照表及び在庫表等とその関係書類
-6年間の保管期間が定められているもの:
・2012年度及びそれ以前の給与明細書及び給与書類
・2012年及びそれ以前の輸出入関係書類や契約書借入金、賃貸契約書、保険契約書等のその他税務関係書類
帳簿等の記帳書類に関連し、その書類を補完し、また正確性を高める書類についても保管する必要があります。これは、紙媒体及び電子媒体ともに適用されます。
電子媒体で取得した請求書、契約及び商取引関連書類、その他業務上重要であると思われる書類については、取得状態のファイルの種類のまま保管してください(例: PDFで取得したのであればPDFのままで保管)。保管期間が終了まで消去せぬようご注意ください。
他のフォーマットへの変換は、税務当局によるデータ利用が制限されず、また内容的な変化が生じない限りにおいて認められます。これは、自社で作成した電子書類についても同様に適用されます。
紙媒体の書類をスキャンしてデータ化した場合は、そのデータ化の過程をドキュメントとして記録しなければなりません。特にスキャンしたデータと原本との整合性と完全性のテスト並びに判読可能か否かなどのテストは行わなければなりません。
書類保管期間は税務上及び社会保険法上重要な電子データにも適用されます。保管期間中は必要に応じて、保管されている書類の閲覧が出来るよう考慮してください(所得税法第41条1項9号参照)。
保管期間は記帳が行われた、もしくは書類が届いた会計年度の終了時から始まります。
税法上定める税額確定期限（通常4年、脱税の場合は10年）が過ぎていない場合、経理書類の処分は認められません(租税通則税法第169条及び170条参照)。
記帳書類の処分を決められた際は、その書類が後に税務当局からの査定や係争中の案件の法的証拠として重要ではないかどうか、保管期間によらず今一度ご確認ください。